7 razões pelas quais o Excel não é adequado para gerenciamento de ativos.
Sua empresa também está usando o Excel para gerenciamento de ativos? Se sim, podemos dizer que você não deve estar satisfeito com o resultado! Sabemos que o Excel é um método tradicional utilizado para gerenciamento de ativos.
Quando você tenta fazer o gerenciamento de ativos com o Excel, os resultados não são efetivos! Você deve estar pensando o porquê! Daremos a resposta para essa pergunta a seguir!
Chegou a hora em que todas as organizações precisam migrar do gerenciamento de ativos do Excel para um software de gerenciamento de ativos adequado. Sabemos anteriormente que não havia outra opção exceto o Excel para gerenciamento de ativos! Mas não mais!
Aqui estão 7 razões pelas quais o Excel não é adequado para gerenciamento de ativos.
O Excel não serve para gerenciamento de ativos.
O Excel não foi projetado para rastrear ativos, mas sim para calcular e armazenar dados. Não é nenhuma grande surpresa que o Excel não seja uma ferramenta eficaz para gerenciamento de ativos!
Como sabemos, o número de usuários de telefones celulares está aumentando rapidamente. No entanto, o Excel não é compatível com dispositivos móveis. Por outro lado, agora quase todos os softwares vêm na forma de aplicativo móvel, especialmente para fins de gerenciamento de ativos.
A planilha é propensa a erros.
A planilha é propensa a erros e a principal razão por trás disso, muitas pessoas têm acesso a ela e a atualizam de acordo com seu conhecimento. É bem possível que um funcionário que tem conhecimento atualizado, atualize os dados da planilha, mas depois é alterado pelo segundo funcionário porque esse funcionário acha que tem conhecimento mais atualizado. Como resultado, os dados são imprecisos.
Além disso, dados imprecisos também podem ocorrer intencionalmente ou não. Não há como descobrir quem fez as alterações, portanto, a planilha não é apenas imprecisa, mas também pode ser prejudicial para seus ativos e sua organização.
Os dados não são atualizados.
Sabemos que o gerenciamento de ativos precisa de entradas sobre atualizações e isso deve ser feito regularmente. No entanto, os registros de ativos não são atualizados regularmente no Excel, o que leva a erros. Por exemplo, essas entradas são muito importantes para a equipe de manutenção, para que possam saber quais atividades foram realizadas em qual ativo e em qual data.
Se a equipe de manutenção não souber sobre manutenção, como os gerentes saberão. Assim, as informações não são atualizadas. Além disso, o Excel não funciona em tempo real e hoje em dia é um fator muito importante para a gestão de ativos.
Nenhuma instalação de anexo.
Ao usar o Excel para gerenciamento de ativos, você não pode anexar arquivos como fotos, vídeos ou qualquer outro documento relacionado ao ativo. No gerenciamento de ativos, existem muitos documentos vitais para toda a vida útil do ativo, como documento de compra de ativos, fotos ou vídeos relacionados à manutenção de ativos, etc.
Esses anexos são úteis durante a realização da auditoria ou manutenção de ativos. Essas informações também são úteis quando vários escritórios localizados estão usando os dados. O Excel é frustrante e contém um hiperlink que pode ser quebrado facilmente, levando à decepção ao clicar.
Tudo é manual, não automático.
Todo gestor já deve ter enfrentado problemas relacionados a ativos relacionados à manutenção. Por exemplo, às vezes todos nos esquecemos quando fizemos a manutenção do nosso veículo e, na maioria das vezes, temos apenas um veículo.
Agora imagine como isso pode ser agitado para o gerente ou supervisor. Para acompanhar qual e quando um ativo foi atendido porque no escritório há muitos ativos.
Quando você rastreia manualmente, sempre há alguns erros e esses erros podem ser drásticos do ponto de vista da empresa.
O software de gerenciamento de ativos permite que você trabalhe livremente e se concentre em outras coisas, em vez de ter em mente qual ativo precisa de manutenção. Este software tem a capacidade de enviar alertas e notificações, por isso funciona como um alarme ou lembrete. Ele irá lembrá-lo sobre manutenção de ativos.
Sem Rastreamento Real.
O gerenciamento de ativos do Excel é apenas uma comunicação unidirecional! Ele não permite que um ativo se comunique ou recupere informações de ativos. Nem você pode acompanhar os ativos com uma planilha do Excel nem saber quem adicionou informações e quando.
Imagine como você vai rastrear dois ativos que se parecem e um deles precisa de manutenção regular? Vai ser muito confuso, certo? Como você terá certeza de que um técnico está escolhendo o ativo certo?
Com o software de gerenciamento de ativos, os ativos também são marcados com tecnologia de rastreamento de ativos, como código de barras, RFID (identificação por radiofrequência), etc. Você pode identificar cada ativo separadamente. Essas tags e rótulos informam a localização exata do ativo também em tempo real. Portanto, uma planilha Excel de rastreamento de ativos pode causar mais danos ao invés de fazer bem para os negócios.
Falta de Avanço.
O Excel já existe há muito tempo, por isso surgiu como um dos métodos tradicionais de gerenciamento de ativos. No entanto, agora existem muitas opções disponíveis para gerenciamento de ativos que são projetadas apenas para gerenciar ativos de forma eficaz.
O Excel é o mesmo de antes, nenhuma atualização, nenhum avanço, nenhuma nova função foi desenvolvida. Mas o software de gerenciamento de ativos desenvolveu muitos novos recursos que são muito úteis para organizações como:
Tecnologia baseada em nuvem Restrições baseadas no usuário Check-in e check-out Localização em tempo real Alerta e notificação Integração com outras tecnologias.
Conclusão.
A manutenção de ativos é importante para as organizações e o Excel é uma ferramenta eficaz para escritórios. É útil de várias maneiras, mas não no gerenciamento de ativos. Se você deseja informações sobre localização de ativos, data de compra de ativos, qual é o status e onde está localizado, não pode confiar no gerenciamento de ativos do Excel!
Portanto, recomendamos que você use software de gerenciamento de ativos em vez de se destacar. Excel levará a regressão em vez de progressão.
